Von Filiale zu Filiale: Wie persönlicher Austausch für eine starke Unternehmenskultur sorgt

Herr Spallart, warum ist es für Sie wichtig, regelmäßig alle Filialen und Standorte persönlich zu besuchen?

Zum einen geben diese regelmäßigen Besuche mir und dem jeweiligen Verantwortlichen für die Region die Chance, von unseren Mitarbeiter*innen direkt und ungefiltert deren Sicht auf Chancen und Risiken im Markt zu erfahren; ebenso aber auch deren Ideen, Anregungen sowie Probleme und Beschwerden über unser Produkt und unser Unternehmen. Zum anderen habe ich so die Möglichkeit tolle Leistungen oder „best practices“ in einem Standort zu identifizieren, die wir dann über andere Regionen oder sogar das gesamte Unternehmen ausrollen können.

Zudem sind wir ein sehr dezentrales Unternehmen mit Filialen in zahlreichen Großstädten des deutschsprachigen Raums. Die Besuche ermöglichen es mir auch, die „Flagge des Unternehmens“ vor Ort zu zeigen. Ich kann so neue Erkenntnisse und Entwicklungen aus dem Headoffice in die Standorte tragen.

Wie gestalten Sie Ihre Besuche vor Ort und welche Schwerpunkte setzen Sie dabei?

Grundsätzlich haben meine Besuche immer die selben Schwerpunkte: Wir tauschen uns zunächst über regional Spezifisches aus – also regionale Herausforderungen, Ausbaumaßnahmen, Erfolge und so weiter.  Dann informiere ich die Mitarbeiter:innen über die aktuelle Strategie und Situation des Unternehmens. Wir analysieren gemeinsam die Situation der besuchten Filiale und leiten daraus konkrete Maßnahmen für die kommenden Wochen und Monate ab. Und die Mitarbeiter haben dann auch die Möglichkeit mich über Chancen, Risiken und ungelöste Probleme zu informieren. Natürlich hat jede:r Mitarbeiter:in auch ganz eigene Themen, über die er oder sie sprechen möchte. Für diesen Gesprächsbedarf bieten die Besuche ebenfalls Raum.

Wie reagieren die Mitarbeiter*innen auf Ihre Besuche und welche Rückmeldungen bekommen Sie?

Die Mitarbeiter*innen freuen sich auf diese Besuche, da sie das Interesse und den Respekt der Unternehmensleitung für die Arbeit, die Sorgen und auch die Ideen jeder*s Einzelnen wiederspiegeln. Sie genießen die Chance, ihre gute Arbeit zu zeigen und über Verbesserungsmöglichkeiten zu diskutieren.  Zusätzlich schätzen unsere Mitarbeiter*innen die Möglichkeit über den Rand ihrer Filiale hinausschauen zu können und auch über Aktivitäten in anderen Regionen oder dem Unternehmen als Ganzes direkt von der Geschäftsleitung informiert zu werden. Gleichzeitig gibt es auch vereinzelt – meist von Mitarbeiter*innen, die noch nicht sehr lange dabei sind – das Feedback, dass es sie anfangs noch mit den vielen Zahlen, Daten und Fakten der Filiale und den daraus resultierenden Maßnahmen überfordert sind. Das versuche über eine betont lockere und auch humorvolle Atmosphäre bei meinen Besuchen abzufedern.

Wie tragen diese Besuche zu einer offenen und transparenten Unternehmenskultur bei und welche Rolle spielen sie in der Motivation der Mitarbeiter*innen?

Ich glaube diese Visiten helfen sehr, die Kommunikation innerhalb unseres stark wachsenden Unternehmens ständig offen in alle Richtungen fließen zu lassen – und somit transparenter zu machen. Es beweist unsere Wertschätzung für die Arbeit und Meinung des*der Einzelnen und wirkt dadurch motivierend – besonders dann, wenn auf vorgetragene Kritik oder Input des Filialteams auch Rückmeldungen seitens des Unternehmens folgen.

Für mich macht es in meiner eigenen Wahrnehmung einen Riesenunterschied, ob ich die Information direkt von der betroffenen Person in ihrem eigenen Wortlaut erhalte und dadurch auch die Emotionen des*der Mitarbeiter*in unmittelbar erfahre, oder ob ich in Form einer Statistik in einem Report darüber lese.

Welche zukünftigen Pläne haben Sie in Bezug auf diese Art der internen Kommunikation?

In der Vergangenheit haben wir noch einige andere Formate der direkten Kommunikation getestet, die wir in Zukunft auch fix etablieren wollen:

Das sind zum einen die beliebten Headoffice-Besuchstage in Wien, die allen neuen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit geben, die Kolleg*innen der Zentralabteilungen (Buchhaltung, Controlling, IT, Marketing,.), die sie im Berufsalltag nur von E-Mail- oder Telefon-Konversationen kennen, auch persönlich kennen zu lernen.

Zum anderen möchte ich auch unsere zeitlich begrenzten „secondments“ erwähnen: Dabei haben Mitarbeiter*innen einer Filiale, die noch Entwicklungsmöglichkeiten in spezifischen Bereichen haben, die Chance, für ein paar Wochen in eine andere Filiale versetzt zu werden, in denen andere Mitarbeiter*innen diese spezifischen Fähigkeiten bereits perfektioniert haben und ihre Erfahrung gerne weitergeben.

Last but not least sind unsere jährlichen 2-tägigen Seminare und unsere zweijährlichen Jahrestreffen ein wichtiger Bestandteil der internen Kommunikation. Sie bieten eine ideale Plattform für den direkten Erfahrungs- und Informationsaustausch zwischen unseren Mitarbeiter*innen und nebenbei steigern sie das Zusammengehörigkeitsgefühl der gesamten Belegschaft immens.